İmza sirküleri, bir şirketi temsil etmeye yetkili kişilerin kim olduğunu, yetkilerinin kapsamını ve imza örneklerini gösteren noter onaylı belgedir. Yetkili kişinin gerekli belgelerle birlikte notere bizzat başvurması ve imza örneklerini noter huzurunda atmasıyla alınır. Bankada hesap açarken, sözleşme imzalarken ya da ihaleye girerken karşı taraf, imzayı atan kişinin şirketi gerçekten bağlayıp bağlayamayacağını bu belgeyle doğrular.
İmza Sirküleri Nedir?
İmza sirküleri nedir sorusunun kısa yanıtı: tüzel kişilerde temsil yetkisinin ve imzanın resmî kanıtı. Şirketler birer tüzel kişi olduğundan kendi başlarına imza atamaz; onlar adına yetkili gerçek kişiler imzalar. Sirküler, bu kişilerin adını, görevini, yetkinin dayandığı kararı, yetkinin sınırlarını ve imza örneklerini içerir.
Belgede genellikle şu bilgiler yer alır:
- Şirketin unvanı, adresi ve sicil bilgileri
- Yetkililerin kimlik bilgileri ve görevleri
- Yetkinin dayanağı olan karar ya da sözleşme hükmü ile ilan edildiği sicil gazetesi
- Yetkinin şekli: münferit (tek başına) ya da müşterek (birlikte) imza
- Varsa yetkinin süresi ve sınırları
- Yetkililerin noter huzurunda attığı imza örnekleri
İmza sirküleri ile imza beyannamesi arasındaki fark
Bu iki belge sık karıştırılır. İmza beyannamesi, gerçek kişinin kendi imzasını gösteren belgedir; şahıs işletmesi sahipleri ve bireyler bunu kullanır. İmza sirküleri ise tüzel kişiler içindir ve yalnızca imzayı değil, o imzanın şirket adına hangi yetkiyle atıldığını da gösterir. Şahıs işletmeniz varsa sizden istenen belge çoğunlukla imza beyannamesidir.
İmza Sirküleri Ne İşe Yarar?
Sirkülerin temel işlevi güvendir. Şirketle işlem yapan taraf, karşısındaki kişinin yetkisini kendi başına araştırmak zorunda kalmaz. Belgenin en sık istendiği yerler şunlardır:
- Bankalar: Ticari hesap açılışı, kredi başvurusu, çek karnesi talebi ve POS başvurularında.
- Sözleşmeler: Kira, tedarik, bayilik, hizmet ve iş ortaklığı sözleşmelerinde.
- Kamu kurumları: İhale başvuruları, ruhsat ve izin işlemlerinde.
- Vergi ve sosyal güvenlik işlemleri: Şirket adına yapılan bazı başvurularda.
- Abonelik ve hizmet başvuruları: Elektrik, internet, telefon gibi kurumsal aboneliklerde.
- E-ticaret ve ödeme altyapıları: Pazaryeri mağazası açarken ve sanal POS başvurularında.
Yetkinin şekli burada belirleyicidir. Sirkülerde müşterek imza öngörülmüşse tek yetkilinin attığı imza şirketi bağlamaz; karşı taraf iki imzayı da arar. Bu ayrıntı, kuruluş aşamasında dikkatsizce belirlenirse günlük işleri yavaşlatabilir. Benzer kuruluş hatalarını girişimcilikte en sık yapılan hatalar yazısında okuyabilirsiniz.
İmza Sirküleri Nasıl Alınır?
İmza sirküleri nasıl alınır sorusunun yanıtı özetle noterden geçer. Süreç şu adımlarla ilerler:
- Yetkiyi belirleyin ve tescil ettirin. Şirketi kimin, hangi şekilde temsil edeceği şirket sözleşmesiyle ya da yetkili organın kararıyla belirlenir. Bu yetki ticaret siciline tescil edilir ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde ilan edilir.
- Belgeleri hazırlayın. Noterin isteyeceği evrakı önceden tamamlayın.
- Notere bizzat gidin. İmza örneği noter huzurunda atıldığı için yetkilinin kendisinin gitmesi gerekir. Birden fazla yetkili varsa hepsinin imzası alınır.
- İmza örneklerini verin. Noter, kimlik ve yetki kontrolünden sonra imza örneklerini alır ve sirküleri düzenler.
- Ücreti ödeyin ve belgeyi teslim alın. İhtiyaç duyacağınız kadar onaylı nüsha isteyebilirsiniz.
Gerekli belgeler
İstenen evrak şirket türüne ve notere göre değişebilse de genellikle şunlar aranır:
- Yetkililerin kimlik belgeleri
- Temsil yetkisinin ilan edildiği Ticaret Sicili Gazetesi ya da tescil belgesi
- Yetkiye ilişkin karar (genel kurul, yönetim kurulu ya da müdürler kurulu kararı)
- Şirket sözleşmesi
- Vergi levhası ve şirket kaşesi (bazı noterlerce istenebilir)
Eksik evrakla gitmemek için başvuracağınız noteri önceden arayıp güncel listeyi teyit etmeniz zaman kazandırır.
Kuruluş aşamasındaki imza beyanı
Yeni kurulan şirketlerde yetkililerin imza beyanı, kuruluş işlemleri sırasında ticaret sicili müdürlüğünde verilebilmektedir. Bu beyan tescil işleminin bir parçasıdır. Bankalar ve diğer kurumlar ise çoğu zaman ayrıca noter onaylı imza sirküleri talep eder; kuruluştan sonra hangi belgenin yeterli olacağını işlem yapacağınız kurumdan öğrenin.
Ücreti ne kadar?
İmza sirküleri ücreti, her yıl güncellenen noterlik ücret tarifesine, belgedeki yetkili ve imza sayısına, sayfa ve nüsha adedine göre değişir. Bu nedenle sabit bir tutar vermek doğru olmaz; güncel tutar için başvuracağınız notere ya da Türkiye Noterler Birliği’nin yayımladığı tarifeye bakın.
İmza Sirküleri Ne Zaman Yenilenir?
Sirkülerin geçerliliği, içindeki yetkinin geçerliliğine bağlıdır. Şu durumlarda yeni sirküler çıkarmak gerekir:
- Yetkili kişinin değişmesi, ayrılması ya da yeni yetkili atanması
- Yetki süresinin dolması (özellikle süreli atanan müdür ve yönetim kurulu üyelerinde)
- Yetkinin şeklinin ya da sınırlarının değişmesi
- Şirket unvanının ya da türünün değişmesi
- Yetkilinin imzasını değiştirmesi
Bazı bankalar ve kurumlar, yetki değişmemiş olsa bile belirli bir tarihten eski sirküleri kabul etmeyebilir. Önemli bir işlem öncesinde karşı kurumun aradığı tarih şartını sormak işinizi kolaylaştırır.
Dikkat Edilmesi Gerekenler
- Sirkülerin aslını değil, gerekli hâllerde onaylı örneğini verin; aslını şirkette saklayın.
- Görevden ayrılan yetkilinin sirküleri ellerde dolaşıyorsa işlem yaptığınız banka ve kurumlara değişikliği bildirin.
- Yetki sınırlarını açık yazdırın; belirsiz ifadeler bankalarda işlemin geri çevrilmesine yol açar.
- Sirkülerdeki bilgilerle sicil kayıtlarının birbiriyle tutarlı olduğunu kontrol edin.
Şirket kayıtlarının düzenli tutulması konusunda ön muhasebe nedir, nasıl yapılır yazısına, diğer rehberler için finans kategorisine bakabilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Temsil yetkisinin belirlenmesi, tescil ve noter işlemleri şirketin türüne göre farklılık gösterir; kendi durumunuz için mali müşavirinize ya da bir avukata danışın.
